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我心目中的理想面試流程

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儘管去年面試了大約二十家公司,但我也是一直到最近才明白,面試流程對一間公司來說有多麼重要
當然,HR 的重要程度也非同小可

若是這間公司的 HR 做的很好,面試流程也讓面試者覺得很用心
在這個網路開放的時代,很可能這個求職者之後就會跟朋友分享:欸欸,我今天去 XXX,他們面試流程超棒的欸!
反之亦然,一個差勁的面試流程,也可能會禍害千年,負評一個接著一個
底下有些實際例子,都是一些正面的例子,我會直接把公司名稱講出來
沒錯,去面試的公司對我好,我都是有記在心裡的!

今天想跟大家談談我心目中理想的面試流程
大致上可分為三步驟

  1. 面試前(安排面試)
  2. 面試中
  3. 面試後

以下就根據這三個步驟一一來討論

面試前

就我所知,在安排面試的時候主要可分為兩種方式,

  1. 電話
  2. 信件

用電話安排面試的好處是當下就可以敲定時間,不用透過信件一來一往
但我認為也有一些壞處,像是求職者幾乎都會面試好幾間公司
有可能你打電話去的時候,他正在面試,或是正在忙無法接電話

或是像我那時候安排了一堆面試
他打給我的時候,我必須查看手機的行事曆才知道我哪天有空,可以面試
因此我個人是偏好:先用信件敲時間,兩三天沒有回音的話,才用電話約面試

有一點要補充的是,用電話敲完面試時間之後,HR一定一定一定要再寄一封面試邀請信
就像前面提到的,求職者可能很忙,當下如果沒有即時記錄這時間,之後也不知道從何找起
所以寄信再通知一下面試時間,我覺得是必備而且很貼心的行為

至於用信件安排面試時間,我碰過的有兩種:

  1. 直接排定時間給你,不行的話再回信橋時間
  2. 先預定好許多日期與時段,自行選擇其中有空的時段

1 跟 2 對公司與求職者來說都有一些顯而易見的優缺點
像是1.如果求職者那天有空,那就很好,時間就這樣橋定了
但如果求職者沒空,就還要繼續書信往返

那2.的話就是公司必須先選好幾個時段是可以面試的,這對有些變動較大的公司似乎比較困難
但對求職者來說,2.的話你可以自己選有空的時段,十分方便
muzik online 就是這樣做的,提供許多時間讓求職者自行選擇

敲好面試時間之後,第二個環節就是:寄送面試通知信
信件上面應該附什麼樣的資訊呢?

  1. 時間
  2. 地點
  3. 應徵職位
  4. 公司電話
  5. 其他

這之中在 2.地點 上面,視公司位置可以再多加著墨
為什麼?因為有些公司可能是辦公大樓需要換證、可能位置很難找
這時候如果在信件上面多說一些,會讓求職者覺得很貼心

例如說:

地點:台北市南京北路 689 號 10 樓(在 7-11 樓上,近捷運南京東路站)
可以直接進入大樓,無需換證,到 10 樓出電梯門之後右轉,按鈴說是來面試的即可

這樣就比只有單純講地點的通知信好多了,是吧!
muzik online 的面試信就是這樣

接著在 5.其他 的部份,可以多說明一些與面試有關的相關資訊,例如說

面試流程大約一小時,前面有十分鐘會先讓您填寫個人基本資料
您之前所寄的履歷我們會印出來,所以您無需攜帶
但若是有任何您覺得可以加分、或是證明自己能力的文件或成果,歡迎攜帶相關資料

話說我覺得幫求職者印履歷這個小動作滿貼心的
代表有重視這一份履歷

與求職者有關的部份差不多就到這裡,接著講講公司所要注意的事項

  1. 面試官在面試前,最好可以先稍微讀過求職者的履歷
    我覺得這滿重要,人家求職者要準備,面試官就不用準備嗎?
    我覺得也要,至少先看過一下他的履歷,到時候問的問題才會比較有深度、可以直接切入重點
    而且求職者會知道說:喔~原來他有看過我的履歷了

像是我之前履歷上面都會附個人部落格(其實就是這裡XD)
有面試官如果在我去面試之前有先來逛過一下,我會覺得超級感人,一種「你也太用心了吧」的感覺

面試中

終於來到了面試的這一天,首先有幾種狀況我覺得「絕對不能發生」

  1. 讓面試者乾等
  2. 面試官找不到人

第一種可能就是在上一個步驟的時候,面試通知信沒有寫清楚要找誰
有些公司可能沒有總機櫃台,也沒有一個專門接待的人,這樣你要求職者問誰?
這種狀況最好在通知信上面寫清楚,例如說:到公司以後,跟離門口最近的同事說你是來面試的即可
這樣也可以,至少讓他知道他應該要找誰,而不是放求職者在那邊不知所措

還有些是什麼:主管正在開會,可以等一下嗎?
如果等個十分鐘以內還好,但如果等太久的話就不行
這種也是滿不尊重的,主管今天有會議,那幹嘛在這個時間來找我面試?不能晚個一兩個小時再約嗎?
大家都知道會議很可能會 delay,但這應該在約時間之前就先考慮進去,沒有把握的話就不要約

第二種狀況我還真的碰過
「今天原本要面試你的人去開會了,那就由我來面試你吧」
沒記錯的話大概是類似這樣的話...
碰到這種狀況其實就乾脆不要跟求職者講,直接假裝原本就是他來面試還比較好

上面這兩種狀況如果都沒發生,那應該很順利的,求職者一到公司之後就順利的見到了 HR
這時候 HR 要做些什麼呢?

  1. 請他填寫資料
  2. 說明面試流程
  3. 說明公司福利
  4. 問求職者有無問題(跟公司有關,HR 可以回答的範圍)

1.的話幾乎每家公司都會有,但我不清楚是法規限制還是慣例
表格上有一堆麻煩的東西要填,例如說家人資料、地址等等的
如果只是慣例的話,我會建議只填一些必要的東西,節省面試時間
不然每次都要填這個落落長的表格,實在是很麻煩
(但如果是有相關法規限制,那就沒辦法了)

2.的話我認為也是很重要的一塊,我之前去面試活動通的時候,HR就很專業的跟我講解面試流程
有一陣子了所以詳細內容我也忘掉了,不過大概是這樣:

我們公司的面試流程有三關
第一關是跟我,我會跟你說明一些公司福利及相關狀況,同時你也可以問我與公司相關的問題
第二關是跟 Android 工程師面試,主要是針對你的技術能力做討論
第三關(如果上一關有過)會跟 CEO 面試,這就是最後一關了

3.的話一般勞基法規定的就不用講了,有額外的才值得提出來講
公司福利就是要大方的讓求職者全部知道阿,有些公司不知道為什麼,就是不說明清楚
像是我現在待的公司:隆中網絡,公司福利有

  1. 年假 12 天(勞基法規定 7 天)
  2. 免費供應早餐
  3. 國外旅遊補助
  4. 多益學分補助(依成績加薪)

這些都是 HR 可以先跟求職者說明的內容

HR 面完之後就是職務相關的負責人來面試了
問的問題會是一些專業技能之類的
這部份因為我這篇講的是「流程」而非內容,於是就略過了

面試後

經歷過重重難關,面試終於結束
我認為在面試結束的時候,面試官可以多給一些有用的資訊
而不是萬年老梗的「我跟同事再討論一下,之後會再通知你」

  1. 面試結果通知時間
  2. 未錄取是否會通知

面試完以後對求職者來說,最重要的就是面試結果
我認為通知以上兩點事項是很有幫助的
1.的話可以不用讓求職者一直等等等
2.的話也是,比起「無聲卡」,感謝信會是比較好的選擇,可以的話我也認為說明理由會比較好

總結

俗話說的好:將心比心,把人放在第一位;你自己想要怎樣的面試,就試著把自己公司的面試流程也調整成那樣
把上面說的那些整理一下,大概就會變成這樣(以第一人稱撰寫):

有天我投了履歷給A公司,應徵工程師的職位,過幾天之後就收到了回信:

您好,收到了您的履歷,本公司對您的專業技能十分感興趣,希望邀請您來面試
公司地點:台北市台北路 3 號 14 樓(全家便利商店樓上,需在一樓櫃檯換證,搭電梯到 14 樓之後右轉,跟總機說您是來面試的即可)
應徵職務:工程師
聯絡電話:02-2222-2222(#621) 陳先生
時間:請在以下的時段內挑選您方便的三個時段並回信給我們,確認以後會再回信給您
1/1 早上 11 點
1/1 下午 3 點
1/4 早上 11 點
1/4 下午 3 點
1/4 下午 5 點
1/5 早上 11 點
1/6 早上 11點
...(略)

於是我就挑了三個時段並且回覆,不久後收到了回信:

您好,以下是您的面試資訊:
公司地點:台北市台北路 3 號 14 樓(全家便利商店樓上,需在一樓櫃檯換證,搭電梯到 14 樓之後右轉,跟總機說您是來面試的即可)
應徵職務:工程師
聯絡電話:02-2222-2222(#621) 陳先生
時間:1/1 早上 11 點
面試流程大約 1 小時,前面 20 分鐘會填寫基本資料以及一份筆試考卷(範圍是基本程式能力)
無需自備履歷,我們這邊會提供;但可以攜帶任何可證明您的專業技能或工作成果的資料

到 1/1 面試的時候,HR 就請我到會議室裡面填資料、寫考卷,寫完之後大致跟我說明了公司狀況、公司福利,以及講解了面試流程,像是面試總共有三關,最後也讓我問問題,確認沒問題之後,就找技術負責人來跟我面試了。

跟技術負責人面試完以後,他跟我說:

今天的面試就到這邊了,我們會再討論是否邀請你來參加第三關的面試
結果大約會在 3 天之後通知你,最晚下禮拜五以前
無論結果是什麼,都會寄信通知

大概過五天以後我就收到這樣的信件:

您好,很感謝您來本公司應徵工程師的職位,但很可惜的,我們認為您的專業知識部分未到達此職位的標準
為不耽誤您其他公司轉任機會,特以此信件通知
(以下官腔、制式說法省略)

如果有公司這樣面試我,就算沒錄取,我也會推薦這間公司。
這不是有沒有錄取的問題,而是有沒有被尊重的問題。

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